Путевки

Версия статьи от 3-07-2018.

Содержание

1 Введение
2 Работа с путевками

Введение

Раздел «Путёвки» разработан с целью осуществления работы с путёвками, а именно: добавление, удаление путёвок, поиск информации по ним.

Работа с путевками

Переход к работе с путевками осуществляется из главного меню по кнопке «Путевки».
В верхней части экрана расположены фильтры для поиска путевок:

Дата:
- Создания путевки;
- Начала поездки;
- Оплаты от клиента;
- Окончания путёвки;
Диапазон дат:
- Дата с;
- Дата по;
Количество дней;
№ путевки;
№ заявки у ТО;
Страна;
Статус;
Тип офиса;
Офис продаж;
Менеджер;
Источник рекламы;
Фамилия туриста;
Оплачено клиентом:
- Не указано (значение по умолчанию)
- Полностью;
- Частично;
- Переплата;
- Не оплачено;
Тип заявки;
Валюта;
Оператор;
Покупатель Юр. лицо;
Сумма к оплате от;
Сумма к оплате до;
Оплачено ТО:
- Не указано (значение по умолчанию)
- Полностью;
- Частично;
- Переплата;
- Не оплачено.

Помимо основных фильтров, отображаемых на экране, также имеется возможность фильтрации по пользовательским полям, созданным для путёвок в справочнике Доп.описания. Для того, чтобы задать фильтр путёвок по доп.описаниям, необходимо воспользоваться кнопкой , после этого откроется окно:

По нажатию кнопки , в нижней части блока фильтров отображается список заявок, соответствующих заданным параметрам поиска. Путевки в списке сгруппированы по дате создания.

Представить результаты поиска можно в нескольких вариантах:

Табличный (расширенный режим);
В виде плиток (упрощенный режим).

Переключение между режимами представления можно произвести по нажатию клавиши или выбрать тип отображения в разделе настроек :

В данном окне, имеется несколько вкладок:

Основные настройки;
Настройки расширенного режима.

На вкладке Основные настройки имеется возможность настроить:

Количество отображаемых результатов. Минимальное количество равно 10, а максимальное – 50;
Тип отображения:
- Табличный (расширенный);
- Плиточный;
Получить стандартный вид. Позволяет вернуть стандартные настройки для расширенного режима отображения, а именно порядок следования, ширину колонок.

На вкладке Настройки расширенного режима имеется возможность настроить:

Отображение данных по путёвке. Включается/выключается отображение полей по путёвкам в списке результатов.
Настраивается порядок следования полей друг за другом. Для этого нужно нажать по наименованию поля и перетащить его в необходимое место.
Настройка ширины столбца. Минимальное значение ширины колонки может быть установлено 30, а максимальное - 1000,
Флаг Фиксировать размещает колонку в левую часть и фиксирует её.

По каждой путёвке в расширенном режиме представлена следующая информация:

Код путёвки;
Код у оператора;
Статус;
Страна;
Город;
Город отправления;
Дата начала поездки;
Дата окончания поездки;
Дата создания;
Дней – количество дней;
Ночей – количество ночей;
Кол. туристов – количество туристов;
Клиент – главный турист;
Покупатель ЮЛ;
Юр. лицо покупателя ЮЛ;
Оператор;
ЮЛ оператора;
Скидка (%);
Скидка (значение);
Скидка;
Стоимость для клиента;
Оплачено ТА;
Долг клиента;
Стоимость у оператора;
Себестоимость;
Комиссия (%);
Комиссия (значение);
Комиссия;
Оплачено поставщику;
Долг поставщику;
Прибыль (план);
Прибыль (факт);
Примечание;
Ведущий менеджер;
Офис;
Документы выданы;
Ю.Л. владельца;
Источник рекламы;
Заблокировано;
Крайний срок оплаты;
Эл.почта клиента;
Телефон клиента;
Моб. телефон клиента;
Отели;
Срок сдачи документов;
Доступна для оплаты;
Холдированные платежи;
Пользовательские поля, добавленные через справочник Доп. описаний.

В плиточном режиме отображаются следующие данные:

Код путёвки;
Номер заявки у ТО;
ТО по заявке;
Страна;
Город вылета;
Статус путёвки;
Менеджер;
Флаг «Документы выданы»;
Дата начала тура;
Дата окончания тура;
Количество дней/ночей;
Количество туристов;
Покупатель;
Моб.телефон покупателя (если заполнен мобильный номер, а если мобильный номер не указан, то отображается телефонный номер);
E-mail покупателя;
Полная стоимость у ТО;
Стоимость и долг для клиента;
Себестоимость;
Надбавка/Скидка;
Прибыль (план./реал.);
Оплачено (ТА/ТО);
Флаг доступности для оплаты;
Сумма холдированных платежей.

Справа от информации о путевке находятся кнопки:

просмотр / редактирование путевки;
оплата путёвки;
блокировка / разблокировка путевки;
удаление путевки.

При наличии соответствующих прав, появляется возможность менять статус путёвки прямо из списка путёвок.

Под списком путевок отображаются итоговые суммы по отобранному на экран списку отдельно по каждой валюте:

Стоимость у ТО – стоимость у туроператора;
Себестоимость;
Скидка/надбавка для клиента (руб.);
Стоимость для клиента;
Оплачено ТА – сумма оплат клиента турагенту;
Оплачено ТО – сумма оплат туроператору;
Плановая приб. – плановая прибыль;
Реальная приб. – реальная прибыль;
Долг.

Просмотр и редактирование путевки

Для просмотра информации по путевке необходимо кликнуть по кнопке справа от информации по путевке, при этом, путевка будет открыта в новой вкладке браузера.

Информация по путевке отображается несколькими блоками:

Общая информация;
Дополнительная информация.

Общая информация

В данном блоке представлена следующая информация:

Статус путёвки;
Покупатель;
№ заявки у ТО;
Номер заказа;
Страна;
Заезд – даты начала и окончания путевки;
Стоимость у ТО;
Цена для клиента;
Скидка;
Долг оператору;
Валюта;
Курс валюты (если валюта путёвки не является национальной валютой).

В этом же блоке можно распечатать необходимую документацию по путевке, если эта путёвка - бронирование авиа или отеля, а также отправить запрос на аннуляцию заказа.
При бронировании авиабилетов в путевке есть возможность распечатать счет, посмотреть таймлимит:

Если была произведена полная оплата путёвки, или в случае, если у агентства имеется депозит и его достаточно для оплаты билета, то можно произвести оплату с депозита и сразу выписать билет:

После нажатия на кнопку . Будет отображено предупреждение о списании стоимости билета с депозита у ТО:

При бронировании отеля в путевке есть возможность распечатать счет, посмотреть условия аннуляции:

После полной оплаты данной путёвки, функционал для выписки счёта заменяется на возможность получения ваучера.

Редактирование общей информации

Для редактирования информации необходимо нажать кнопку справа от названия блока. При этом откроется форма редактирования общей информации по путевке:

Данная форма редактирования путёвки позволяет внести изменения в имеющиеся данные и заполнить дополнительные поля:

Город отправления;
Страна;
Регион;
Город;
Дата начала путёвки;
Дата окончания путёвки;
Количество дней и ночей по путёвке;
Туроператор по заявке;
Юр. лицо туроператора;
Тип тура;
Количество взрослых и детей по путёвке;
Юр. лицо фирмы-владельца;
Флаг предварительного заказа;
Партнёр, являющийся покупателем;
Юр.лицо партнёра, являющегося покупателем;
Валюта путёвки;
Курс валюты (отображается в случае выбора не национальной валюты);
Комментарий.

Обязательность полей по путёвке настраивается во вкладке Настройки полей путёвки/заявки раздела Администрирование.

При изменении количества туристов по путёвке, если в путёвку уже добавлены клиенты, после нажатия на кнопку сохранения изменений, отобразится окно, в котором необходимо будет указать, кто из имеющихся клиентов является Главным клиентом и кто является туристом :

Цветовая схема у взрослых туристов и туристов-детей немного различается для более наглядного разграничения.
После выбора туристов и главного клиента, необходимо сохранить изменения.

Дополнительная информация

Дополнительная информация по путевке представлена на вкладках:

Услуги;
Клиенты;
Услуги по клиентам;
Документы на визы;
Дополнительно;
Цена и платежи;
Бонусы;
История изм.;
Переписка;
Отчеты;
Файлы.

Услуги

В данной вкладке представлена информация о заявках операторам и программе тура.
По заявкам отображается следующая информация:

Оператор;
Валюта заявки;
Номер заявки;
Статус (с возможностью быстрой смены);
Стоимость;
Сумма к оплате;
Скидка/надбавка;
Себестоимость.

Имеется возможность осуществить импорт заявки в имеющуюся путёвку.
Для этого необходимо воспользоваться кнопкой , которая произведёт переход в окно импорта заявок и автоматически заполнит поле Импортировать в номером путёвки:

По услугам, относящимся к заявке, отображается следующая информация:

Дата;
День;
Продолжительность;
Услуга;
Количество человек;
Статус;
Оператор;
№ заявки у оператора.

Для того, чтобы добавить в заявку копию уже имеющейся услуги, необходимо у данной услуги нажать на кнопку . После этого дубликат услуги будет создан и готов для редактирования.
Для удаления услуги из заявки необходимо воспользоваться кнопкой .

Для редактирования заявки необходимо нажать кнопку в правой части строки.
Для добавления заявки пользователь должен нажать кнопку «Добавить заявку» и в открывшейся форме заполнить нужные поля:

Обязательность полей заявки настраивается во вкладке Настройки полей путёвки/заявки раздела Администрирование.
По нажатию кнопки «Сохранить» заявка добавится в путевку:

В путёвке, имеющей несколько заявок, появляются флажки для выбора той или иной заявки. По умолчанию, выбраны все имеющиеся заявки и в списке услуг отображаются также услуги по всем заявкам.
При переключении на какую-то одну заявку, производимом кликом мыши либо по заявке, либо по флажку включения в отображение, в списке услуг отображаются только услуги по конкретной выбранной заявке:

Для добавления услуг в новую заявку выделяем ее в списке заявок и нажимаем кнопку «Добавить услугу» в списке услуг по выбранной заявке:

При этом откроется мастер добавления услуг. На первом шаге необходимо выбрать класс услуги, затем выбрать саму услугу, указать даты, продолжительность, количество человек, пользующихся этой услугой:

После клика по кнопке «Готово», новая услуга будет добавлена в заявку.
При изменении количества туристов, использующих услугу, в этой же вкладке нужно определять, какие туристы будут использовать услугу, а какие нет.

Клиенты

Информация в данном блоке сгруппирована по клиентам. По каждому клиенту здесь представлена следующая информация:

Фамилия;
Имя;
Отчество;
Серия и номер паспорта РФ;
Кем выдан паспорт РФ;
Фамилия (лат.);
Имя (лат.);
Отчество (лат.);
Серия и номер загранпаспорта;
Кем выдан загранпаспорт;
Пол;
Дата рождения;
Телефон;
Гражданство.

В рамках данной вкладки можно произвести следующие действия:

- Редактирование списка клиентов;
- Добавить клиента с помощью полной формы добавления клиента;
- Добавить клиента с помощью формы быстрого ввода клиента;
- Найти и добавить клиента в путёвку;
- Редактирование клиента (открывается при помощи полной карточки туриста);
- Назначение клиента Главным клиентом/Покупателем;
- Установка признака Туриста;
- Удаления клиента из путёвки.

Для редактирования информации необходимо нажать кнопку справа от названия блока. При этом пользователь попадет в экран список клиентов по путевке, где можно добавить, отредактировать или удалить клиента.

Двойной клик по туристу откроет окно редактирования клиента:

Услуги по клиентам

В данном блоке отображается информация по услугам для каждого клиента в заказе.

Документы на визы

В данном блоке отображается информация по документам на визы.
Отображаются следующие данные:

ФИО туриста;
Номер заявки;
Услуга;
Страна;
Дата приемки;
Дата отправки;
Дата получения;
Дата собеседования;
Флаг Отказ;
Дата выдачи визы;
Название документа;
Признак обязательности;
Дата сдачи.

Дополнительно

В данном блоке расположена следующая информация:

Менеджер - ведущий менеджер по путевке;
Офис;
Источник рекламы;
Срок оплаты;
Срок сдачи документов;
Флаг Доступна для оплаты;
Флаг Показывать все способы оплаты (при установленном флаге доступности оплаты, во вкладке Цена и платежи будут отображаться скрытые по умолчанию способы оплаты);
Флаг Документы выданы;
Пользовательские поля доп. описаний, созданных в справочнике раздела Администрирование.

Для изменения ведущего менеджера по путевке нужно нажать кнопку «Сменить менеджера» и в открывшемся списке выбрать другого менеджера.

Цена и платежи

В данном блоке отображается финансовая составляющая по путевке.

В верхней части вкладки имеется возможность запланировать платёж по путёвке. Для этого нужно создать требование на оплату, используя кнопку .
Также можно создать новый платёж, используя кнопку .
Далее располагается сводная таблица, в которой отображается информация о стоимости путёвки для клиента, плановой цене, плановой прибыли, а также сумма оплаты от клиента, оплаты ТО и сумма долга.
В блоке Платежи располагается информация о всех платежах, совершенных по данной путёвке:

Тип контрагента;
Дата;
Сумма платежа;
Номер;
Контрагент;
Курс;
Сумма в валюте заявки;
Счет (Касса);
Категория;
Тип платежа.

Блок Требования на оплату отображает все плановые платежи, созданные для текущей путёвки:

Тип контрагента;
Дата;
Сумма платежа;
Номер;
Контрагент;
Счет (Касса);
Категория;
Тип платежа.

В нижней части вкладки находится сводная информация по приходным и расходным операциям во всех валютах, в которых данные операции осуществлялись.

Платежные системы

Если подключены платёжные системы в вкладке Настройки платёжных систем раздела Администрирование, то далее отображаются ссылки для совершения оплат через них, а также кнопка для отправки инструкций на оплату для главного клиента (отправка производится на e-mail главного туриста по путёвке):

При установленном флаге Показывать все способы оплаты (вкладка Дополнительно) в окне выбора платежных систем для отправки инструкции выводятся также и скрытые по умолчанию.
Скрытые по умолчанию платёжные системы не будут отмечены флагами для отправки инструкции, что даёт возможность выбрать только те платёжные системы, инструкции на которые необходимо отправить Главному клиенту:

В данном случае, Appex и PayOnline являются скрытыми по умолчанию платёжными системами.

Замороженные платежи

Если были произведены платежи через платёжные системы и не установлена настройка для платёжной системы Без предавторизации, то также отображается раздел с замороженными платежами в платёжных системах.
Данный раздел содержит следующие данные:

Наименование платёжной системы, через которую осуществляется платёж;
Дата и время платежа;
Сумма платежа;
Статус платёжной операции.

Платежи, осуществляемые через платёжные системы, подключенные в вкладке Настройки платёжных систем раздела Администрирование, отображаются в путёвке, по которой производилась оплата, и изначально имеют статус Заморожен:

Для того, чтобы подтвердить данный платёж, необходимо нажать на кнопку в строке с данным платежом, или отклонить оплату кнопкой .
При отклонении оплаты, платёж получит статус Отменен, сумма будет возвращена плательщику, а при подтверждении (акцептировании) платежа - платёж будет иметь статус Оплачен:

В случае установки настройки для платёжной системы Без предавторизации, платежи, совершенные через платёжную систему, будут сразу обработаны и отобразятся в разделе Платежи.

Бонусы

В данном блоке отображаются бонусные и дисконтные карты туристов по путевке.

В системе есть несколько бонусных программ.
Выбор бонусной программы осуществляется во вкладке Настройки раздела Администрирование системы.

Бонусная программа 1

При использовании бонусной программы №1, вкладка Бонусы выглядит следующим образом:

Бонусная программа 2

При использовании бонусной программы №2, вкладка Бонусы выглядит следующим образом:

Если необходимо применить бонусную карту клиента к данной путёвке, то необходимо установить галочку Путевка по бонусной программе.
Далее, необходимо выбрать, какой вариант бонусной программы нужно использовать:

3% от стоимости путёвки на бонусный счёт клиента;
1,5% от стоимости путёвки на бонусный счёт, а 1,5% - скидка;
1,5% от стоимости путёвки на бонусный счёт, а 1,5% - оплата имеющимися на карте баллами.

После того, как выбран вариант бонусной программы, необходимо сохранить это значение. Затем, будет отображено количество баллов, которыми можно произвести оплату, и количество баллов, которыми была оплачена путёвка.

По нажатию кнопки , будет открыта форма добавления платежа, где платёжной операцией будет выбрано Списание бонусов, тип платежа: Платёж по бонусам:

История изменений

На вкладке «История изменений» отображаются действия пользователей по данной путевке. Фиксируется время совершения действия, а также пользователь, который изменял какие-либо значения.

Переписка

В данном блоке пользователь может отправить сообщение менеджеру, обслуживающему заказ, а также получить сообщения от менеджера.

Отчеты

На данной вкладке пользователь может распечатать необходимые документы по путевке.

Внимание! На данной вкладке, помимо отчётов, которые можно сформировать по путёвке, также располагаются файлы:

Загруженные в карточку туриста;
Загруженные в карточку Лида;
Загруженные в карточку партнёра.

Файлы

В данной вкладке пользователь может прикрепить файлы к путевке (копии паспортов, электронные билеты и т.д.).
Для прикрепления файлов к путевке необходимо нажать кнопку «Загрузить» и указать путь к нужному файлу.
После загрузки файла, он будет отображен в таблице, которая содержит следующую информацию:

Название файла;
Тип файла (расширение);
Флаг Доступно туристу - данный документ будет отображаться в личном кабинете туриста и будет доступен для скачивания;
Дата добавления;
Дата скачивания.

Для удаления прикрепленных файлов необходимо нажать кнопку справа от названия файла и подтвердить удаление.

Создание новой путевки

Для создания новой путевки нужно нажать кнопку «Добавить путевку» в экране работы с путевками. При этом откроется мастер создания новой путевки.

Первый шаг

На первом шаге пользователь указывает основные параметры тура.
К основным параметрам тура относятся:

Город отправления;
Страна;
Регион;
Город;
Сроки и продолжительность;
Туроператор по заявке;
Юр. лицо туроператора;
Тип тура;
Количество взрослых и детей;
Валюта путевки;
Покупатель юр. лицо;
Комментарий.

Обязательными параметрами являются:

Город отправления;
Страна назначения;
Город назначения;
Дата заезда;
Продолжительность;
Количество клиентов;
Туроператор по заявке и его юр. лицо;
Юр. лицо Фирмы-владельца;
Валюта.

Обязательность остальных полей настраивается во вкладке Настройки полей путёвки/заявки раздела Администрирование.

Если в списке стран/регионов/городов/партнёров нет нужной записи, то необходимо нажать кнопку справа от выпадающего списка стран/регионов/городов/партнёров. При этом откроется окно добавления новой записи в справочник:

После заполнения основной информации необходимо нажать кнопку «Далее».
При этом пользователь переходит ко второму шагу оформления.

Второй шаг

На втором шаге пользователь указывает стоимость заявки и редактирует список услуг по ней.
Здесь же при необходимости можно добавить другие заявки.

Добавление заявки

Для добавления заявки пользователь должен нажать кнопку и в открывшейся форме заполнить нужные поля:

По нажатию кнопки «Сохранить» заявка добавится в путевку.

Обязательными параметрами заявки являются:

Туроператор по заявке;
Юр. лицо туроператора;
Статус;
Валюта заявки.

Обязательность остальных полей настраивается во вкладке Настройки полей путёвки/заявки раздела Администрирование.

Добавление услуг

Для добавления услуг в новую заявку, выделяем её в списке заявок и нажимаем кнопку «Добавить» в списке услуг по выбранной заявке:

При этом откроется мастер добавления услуг. На первом шаге необходимо выбрать класс услуги, затем выбрать саму услугу, указать даты предоставления, продолжительность, количество человек, пользующихся этой услугой, и нажать кнопку «Готово».
Для редактирования услуги нужно кликнуть по ней. При этом откроется форма, в которой можно внести необходимую информацию.

Услуга «Авиаперелет»

В форме добавления услуги «Авиаперелет» пользователь выбирает страну и город вылета и прилета, рейс и тариф:

Если в списке нет нужного значения, то необходимо нажать кнопку справа от выпадающего списка. При этом откроется окно добавления новой записи в справочник.
Отредактировать имеющийся рейс можно при помощи кнопки , а добавить новый рейс - .

На вкладке «Даты» необходимо указать:

День начала услуги;
Продолжительность услуги;
Количество человек по услуге.

Услуга «Отель»

В форме добавления услуги «Отель» пользователь выбирает страну, регион и город, в которых находится отель. Затем выбирает отель, тип номера, категорию, тип размещения и нужный тип питания.